Contas anuais, plan de actuación e legalización de libros

1. Contas anuais
2. Plan de actuación
3. Legalización, presentación e mantemento de libros

1. Contas anuais

As fundacións levarán a cabo unha contabilidade ordenada e axeitada á súa actividade, que permita un seguimento cronolóxico das operacións realizadas. Para iso necesariamente levarán un libro diario e un libro de inventarios e contas anuais, así como aqueles que o padroado considere convenientes segundo o sistema de contabilidade adoptado.

De conformidade co establecido no artigo 36.3 da Lei 12/2006, de 1 de decembro, de fundacións de interese galego, as contas anuais elaboraranse seguindo os modelos, normas e criterios establecidos na adaptación sectorial do Plan xeral de contabilidade para as entidades sen fins lucrativos.

Polo tanto, a partires do 1-1-2012, resulta de aplicación ás Fundacións de Interese Galego o Real Decreto 1491/2011, de 24 de outubro, polo que se aproban as normas de adaptación do Plan Xeral de Contabilidade ás entidades sen fins lucrativos e o modelo do Plan de actuación das entidades sen fins de lucro (en diante PGC ESFL 2011).

As contas anuais comprenden o balance de situación, a conta de resultados e a memoria. Estes documentos forman unha unidade e deberán ser redactados con claridade e mostrar a imaxe fiel do patrimonio, da situación financeira e dos resultados da fundación.

No balance de situación expresaranse os bens e os dereitos que conforman o activo da entidade e as obrigas e  fondos propios correspondentes ao seu patrimonio neto e pasivo.

A conta de resultados comprenderá os ingresos e os gastos do exercicio e, por diferenza, o seu resultado.

A memoria ademais de completar, ampliar e comentar a información contida no balance e na conta de resultado, incluirá entre outra información as actividades fundacionais, o grao de cumprimento do plan de actuación, o grao de cumprimento do destino de rendas e ingresos aos fins fundacionais, un inventario dos elementos patrimoniais da entidade, e no seu caso o informe anual sobre cumprimento dos códigos de conduta das entidades sen fins lucrativos para a realización de inversións financeiras temporais.

• Modelo abreviado de balance de situación e conta de resultados Formato PDF - Formato XLS
• Modelo orientativo da memoria abreviada integrante das contas anuais Formato PDF - Formato DOC
• Modelo de folla de sinatura de membros do padroado Formato PDF - Formato DOC
• Modelo de certificado acreditativo da aprobación de contas anuais Formato PDF - Formato DOC
• Anexo de códigos de actividades Formato PDF - Formato DOC

Como norma xeral, as contas anuais das fundacións deberán adaptarse ao modelo normal. Non obstante, poderán utilizarse os modelos abreviados, o Plan xeral de contabilidade de PEMES, ou os criterios para microentidades sen fins lucrativos, cando durante 2 exercicios consecutivos se reúnan, na data de peche do exercicio polo menos dúas das seguintes circunstancias:

Obriga de auditoría

De acordo coa Lei de fundacións de interese galego (art. 37) someteranse a auditoría externa as contas anuais das fundacións cando, durante dous exercicios consecutivos, concorran na data de peche do exercicio polo menos dúas das seguintes circunstancias:

• Que o total das partidas de Activo sexa superior a 2.400.000 euros
• Que o importe neto do volume anual de ingresos pola actividade propia máis, de ser o caso, o da cifra de negocios da súa actividade mercantil, sexa superior a 2.400.000 euros
• Que o número de traballadores empregados durante o exercicio sexa superior a 50.
• Que o valor das vendas e dos gravames de bens e dereitos da fundación realizados durante o exercicio económico supere o 50% do valor total do seu patrimonio.

As fundacións que se atopen no primeiro exercicio económico desde a súa constitución ou fusión cumprirán o disposto no parágrafo anterior se reúnen, no momento de peche do devandito exercicio, polo menos dúas das catro circunstancias sinaladas.

Ademais, deben presentar auditoría externa as fundacións cando reciban subvencións, axudas ou realicen obras, prestacións, servizos ou subministren bens ao Estado e demais organismos públicos dentro dos límites que regulamentariamente fixe o Goberno por Real Decreto (disposicións adicionais segunda e terceira do Real Decreto 1517/2011, do 31 de outubro polo que se aproba o Regulamento que desenvolve o texto refundido da Lei de auditoría de contas).

• As entidades perceptoras de subvencións ou axudas con cargo aos orzamentos das Administracións Públicas ou fondos da Unión Europea que durante un exercicio tivesen recibido subvencións ou axudas por un importe total acumulado superior a 600.000 euros, estarán obrigadas a someter a auditoría as contas anuais correspondentes ao dito exercicio e aos exercicios nos que se realicen as operacións ou se executen as inversións correspondentes ás citadas subvencións ou axudas.
• As entidades que contraten co sector público, sempre que deban formular contas anuais, que durante un exercicio económico celebrasen co sector público contratos contemplados no artigo 2 da Lei 30/2007, de 30 de outubro, de Contratos do Sector Público, por un importe total acumulado superior a 600.000 euros, e este represente mais do 50% do importe neto da súa cifra anual de negocios, estarán obrigadas a someter a auditoría a súas contas anuais correspondentes ao dito exercicio e ás do exercicio seguinte.
• Tamén se someterán a auditoría externa aquelas contas que, a xuízo do padroado da fundación ou do protectorado, presenten circunstancias especiais que o aconsellen en relación coa contía do patrimonio ou co volume de xestión.

Os informes de auditoría presentaránselle ao Protectorado logo da súa emisión ou xunto coa presentación das contas anuais.

Formulación, aprobación e presentación ante o Protectorado

As contas anuais serán formuladas pola persoa que ostente a presidencia do padroado ou no seu caso pola persoa designada nos estatutos ou o padroado mediante acordo.

As contas anuais deberán ser formuladas ao peche do exercicio, e aprobadas polo padroado no prazo de 6 meses desde a data de peche e deberán presentar ante o Protectorado, no prazo de vinte días hábiles desde a súa aprobación, xuntando a seguinte documentación:

• Solicitude asinada pola persoa autorizada para representar á fundación.
• Certificación do/a secretario/a da fundación, co visto e prace do/a presidente/a, do acordo de aprobación das contas anuais polo órgano de goberno da fundación, na que conste que as contas presentadas se corresponden coas auditadas nos supostos en que esta sexa preceptiva, caso no que se xuntará o informe de auditoría.

O exercicio económico coincidirá co ano natural, a non ser que nos estatutos se estableza un período diferente.

O padroado non poderá delegar a función de aprobación das contas anuais, noutros órganos da fundación.

Contas anuais consolidadas

As fundacións que participen en sociedades mercantís e se atopen en calquera dos supostos previstos para a sociedade dominante nos artigos 42 e 43 do Código de Comercio, deberán formular contas anuais consolidadas.

2. Plan de actuación

O padroado elaborará e remitirá ao protectorado, nos últimos 3 meses de cada exercicio, o Plan de Actuación correspondente ao seguinte exercicio económico, acompañado da certificación da súa aprobación por acordo do padroado da fundación, polas maiorías establecidas nos estatutos.

O Plan de actuación conterá información indicativa dos obxectivos e as actividades que a fundación teña previsto desenvolver no exercicio seguinte, e conterá información de cada unha das actividades propias da fundación e das actividades mercantís, dos gastos estimados para cada unha delas e dos ingresos e outros recursos previstos, así como calquera outra información que permita comprobar o grao de realización de cada actividade ou grao de cumprimento dos obxectivos.

Para a elaboración do Plan de actuación, seguirase o modelo aprobado no PGC ESFL 2011, que figura no anexo II do Real Decreto 1491/2011, do 24 de outubro.

• Modelo de certificación de aprobación do plan de actuación Formato PDF - Formato DOC
• Modelo de plan de actuación formato PDF - Formato DOC
• Anexo de códigos de actividades Formato PDF - Formato DOC

3. Legalización, presentación e mantemento de libros

O libro de actas, e os Libros Diario, de Inventario e Contas Anuais deben ser legalizados pola sección correspondente do Rexistro de Fundacións de Interese galego, antes de ser utilizados ou despois de realizar os asentos correspondentes. No último caso, o prazo de legalización é o establecido para a presentación das contas anuais.

Os libros obxecto de legalización, deberán presentarse con numeración correlativa e incluir na primeira folla a identificación da clase de libro e fundación á que corresponde, mediante declaración do/a secretario/a da fundación nos seguintes termos:

Os libros, incluídos os auxiliares, conservaraos o padroado, polo menos, durante un prazo de 6 anos, contados desde a data da última anotación.

Así mesmo, o artigo 25 da Lei 10/2010, do 28 de abril, de prevención de branqueo de capitais e do financiamento do terrorismo establece a obriga das fundacións, de conservar durante un período mínimo de 10 anos os rexistros coa identificación de persoas que acheguen ou reciban a título gratuíto fondos ou recursos da fundación.