1. Cuentas anuales
2. Plan de actuación
3. Legalización, presentación y mantenimiento de libros

1. Cuentas anuales

Las fundaciones llevarán a cabo una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad, que permita un seguimiento cronológico de las operaciones realizadas. Para ello, necesariamente llevarán un libro diario y un libro de inventarios y cuentas anuales, así como aquellos que el patronato considere convenientes según el sistema de contabilidad adoptado.

De conformidad con lo establecido en el artículo 36.3 de la Ley 12/2006, de 1 de diciembre, de fundaciones de interés gallego, las cuentas anuales se elaborarán siguiendo los modelos, normas y criterios establecidos en la adaptación sectorial del Plan general de contabilidad para las entidades sin fines lucrativos.

Por lo tanto, a partir del 1-1-2012, resulta de aplicación a las Fundaciones de Interés Gallego el Real Decreto 1491/2011, de 24 de octubre, por el que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y el modelo del Plan de actuación de las entidades sin fines lucrativos (a partir de aquí PGC ESFL 2011).

Las cuentas anuales comprenden el balance de situación, la cuenta de resultados y la memoria. Estos documentos forman una unidad y deberán ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la fundación.

En el balance de situación se expresarán los bienes y los derechos que conforman el activo de la entidad y las obligaciones y fondos propios correspondientes a su patrimonio neto y pasivo.

La cuenta de resultados comprenderá los ingresos y los gastos de ejercicio y, por diferencia, su resultado.

La memoria además de completar, ampliar y comentar la información contenida en el balance y en la cuenta de resultado, incluirá entre otra información las actividades fundacionales, el grado de cumplimiento del destino de rendas e ingresos a los fines fundacionales, un inventario de los elementos patrimoniales y de la entidad, y en su caso el informe anual sobre cumplimiento de los códigos de conducta de las entidades sin fines lucrativos para la realización de inversiones financieras temporales.

• Modelo abreviado de balance de situación y cuenta de resultados Formato PDF - Formato XLS
• Modelo orientativo de la memoria abreviada integrante de las cuentas anuales Formato PDF - Formato DOC
• Modelo de hoja de firma de miembros del patronato Formato PDF - Formato DOC
• Modelo de certificado acreditativo de la aprobación de cuentas anuales Formato PDF - Formato DOC
• Anexo de los códigos de actividades Formato PDF - Formato DOC

Como norma general, las cuentas anuales de las fundaciones deberán adaptarse al modelo normal. No obstante, podrán utilizarse los modelos abreviados, el Plan general de contabilidad de las PYMES, o los criterios para microentidades sin fines lucrativos, cuando durante 2 ejercicios consecutivos se reúnan, en la fecha de cierre del ejercicio por lo menos dos de las siguientes circunstancias:

Obligación de auditoría

De acuerdo con la Ley de fundaciones de interés gallego (art. 37) se someterán a auditoría externa las cuentas anuales de las fundaciones cuando, durante dos ejercicios consecutivos, concurran en la fecha de cierre del ejercicio por lo menos dos de las siguientes circunstancias:

• Que el total de las partidas de Activo sea superior a 2.400.000 euros
• Que el importe neto del volumen anual de ingresos por la actividad propia más, de ser el caso, el de la cifra de negocios de su actividad mercantil, sea superior a 2.400.000 euros
• Que el número de trabajadores/as empleados/as durante el ejercicio sea superior a 50.
• Que el valor de las ventas y de los gravámenes de bienes y derechos de la fundación realizados durante el ejercicio económico supere el 50% del valor total de su patrimonio.

Las fundaciones que se encuentren en el primer ejercicio económico desde su constitución o fusión cumplirán lo dispuesto en el párrafo anterior si reúnen, en el momento de cierre del dicho ejercicio, por lo menos dos de las cuatro circunstancias señaladas.

Además, deben presentar auditoría externa las fundaciones cuando reciban subvenciones, ayudas o realicen obras, prestaciones, servicios o suministren bienes al Estado y demás organismos públicos dentro de los límites que reglamentariamente fije el Gobierno por Real Decreto (disposiciones adicionales segunda y tercera del Real Decreto 1517/2011, de 31 de octubre por el que se aprueba el Reglamento que desarrolla el texto refundido de la Ley de auditoría de cuentas).

• Las entidades perceptoras de subvenciones o ayudas con cargo a los presupuestos de las Administraciones Públicas o fondos de la Unión Europea que durante un ejercicio hubieran recibido subvenciones o ayudas por un importe total acumulado superior a 600.000 euros, estarán obligadas a someter la auditoría las cuentas anuales correspondientes a dicho ejercicio y a los ejercicios en los que se realicen las operaciones o se ejecuten las inversiones correspondientes a las citadas subvenciones o ayudas.
• Las entidades que contraten con el sector público, siempre que deban formular cuentas anuales, que durante un ejercicio económico celebraran con el sector público contratos contemplados en el artículo 2 de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, por un importe total acumulado superior a 600.000 euros, y este represente más del 50% del importe neto de su cifra anual de negocios, estarán obligadas a someter la auditoría la sus cuentas anuales correspondientes al dicho ejercicio y a las del ejercicio siguiente.
• También se someterán a auditoría externa aquellas cuentas que, a juicio del patronato de la fundación o del protectorado, presenten circunstancias especiales que lo aconsejen en relación con la cuantía del patrimonio o con el volumen de gestión.

Los informes de auditoría se le presentarán al Protectorado luego de su emisión o junto con la presentación de las cuentas anuales.

Formulación, aprobación y presentación ante el Protectorado

Las cuentas anuales serán formuladas por la persona que ostente la presidencia del patronato o en su caso por la persona designada en los estatutos o el patronato mediante acuerdo.

Las cuentas anuales deberán ser formuladas al cierre del ejercicio, y aprobadas por el patronato en el plazo de 6 meses desde la fecha de cierre y deberán presentar ante el Protectorado, en el plazo de veinte días hábiles desde su aprobación, juntando la siguiente documentación:

• Solicitud firmada por la persona autorizada para representar a la fundación.
• Certificación del/a secretario/a de la fundación, con el visto bueno del/a presidente/a, del acuerdo de aprobación de las cuentas anuales por el órgano de gobierno de la fundación, en la que conste que las cuentas presentadas se corresponden con las auditadas en los supuestos en que esta sea preceptiva, caso en el que se juntará el informe de auditoría.

El ejercicio económico coincidirá con el año natural, a no ser que en los estatutos se establezca un período diferente.

El patronato no podrá delegar la función de aprobación de las cuentas anuales, en otros órganos de la fundación.

Cuentas anuales consolidadas

Las fundaciones que participen en sociedades mercantiles y se encuentren en cualquiera de los supuestos previstos para la sociedad dominante en los artículos 42 y 43 del Código de Comercio, deberán formular cuentas anuales consolidadas formular cuentas anuales consolidadas.

2. Plan de actuación

El patronato elaborará y remitirá al protectorado, en los últimos 3 meses de cada ejercicio, el Plan de Actuación correspondiente al siguiente ejercicio económico, acompañado de la certificación de su aprobación por acuerdo del patronato de la fundación, por las mayorías establecidas en los estatutos.

El Plan de actuación contendrá información indicativa de los objetivos y las actividades que la fundación haya previsto desarrollar en el ejercicio siguiente, y contendrá información de cada una de las actividades propias de la fundación y de las actividades mercantiles, de los gastos estimados para cada una de ellas y de los ingresos y otros recursos previstos, así como cualquier otra información que permita comprobar el grado de realización de cada actividad o grado de cumplimiento de los objetivos.

Para la elaboración del Plan de actuación, se seguirá el modelo aprobado en el PGC ESFL 2011, que figura en el anexo II del Real Decreto 1491/2011, del 24 de octubre.

• Modelo de certificación de aprobación del plan de actuación Formato PDF - Formato DOC
• Modelo de plan de actuación formato PDF - Formato DOC
• Anexo de los códigos de actividades Formato PDF - Formato DOC

3. Legalización, presentación y mantenimiento de libros

El libro de actas, y los Libros Diario, de Inventario y Cuentas Anuales deben ser legalizados por la sección correspondiente del Registro de Fundaciones de Interés gallego, antes de ser utilizados o después de realizar los asientos correspondientes. En el último caso, el plazo de legalización es el establecido para la presentación de las cuentas anuales.

Los libros objeto de legalización, deberán presentarse con numeración correlativa e incluir en la primera hoja a identificación de la clase de libro y fundación a la que corresponde, mediante declaración del/a secretario/a de la fundación en los siguientes términos:

Los libros, incluidos los auxiliares, los conservará el patronato, por lo menos, durante un plazo de 6 años, contados desde la fecha de la última anotación.

Asimismo, el artículo 25 de la Ley 10/2010, del 28 de abril, de prevención de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo establece el deber de las fundaciones, de conservar durante un período mínimo de 10 años los registros con la identificación de personas que aporten o reciban a título gratuito fondos o recursos de la fundación.